Nachhaltige Veranstaltungen, Tagungen & Messen mit nachwachsenden Rohstoffen
T H E M E N D O S S I E R • A U S S C H R E I B U N G • V E R A N S T A L T U N G E N
Nachhaltige Veranstaltungen richten ihren Fokus generell auf den schonenden Einsatz von Materialen und die Einsparung von CO2-Emissionen. Insbesondere bei der Ausstattung von Tagungen und beim Messebau gibt es ein großes Potenzial für pflanzenbasierte Produktalternativen. In den einzelnen Bereichen lassen sich so ganz erhebliche Mengen CO2 einsparen. Bei der Organisation von Veranstaltungen sollten Nachhaltigkeitsaspekte auch beim Einkauf - z.B. im Rahmen der Leistungsbeschreibung - von Beginn an mit berücksichtigt werden.
Beiträge erschienen in den FNR-Themenheften der Reihe Nachwachsende Rohstoffe im Einkauf: "Veranstaltungen & Catering" sowie "Tagung & Messebetrieb" (beide 2020).
Vergaberechtliche Rahmenbedingungen für die Ausschreibung von umweltfreundlichen Veranstaltungen
Grundsätzlich dürfen Umweltaspekte im Vergabeverfahren berücksichtigt werden, sofern sie im Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand bzw. dem Lebenszyklus eines Produktes stehen und im Vergabeprozess transparent dargestellt werden.
Gesellschaftspolitische Ziele werden durch das Vergaberecht ausdrücklich zugelassen. Im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) heißt es in § 97 Grundsätze der Vergabe: (3) Bei der Vergabe werden Aspekte der Qualität und der Innovation sowie soziale und umweltbezogene Aspekte nach Maßgabe dieses Teils berücksichtigt. (4) Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. (…)
Möblierung
Mobiliar wird meist am Veranstaltungsort zur Verfügung gestellt oder kann von ortsansässigen Firmen geliehen werden. Aber auch dabei sollte nach Möglichkeit auf nachhaltige Qualität geachtet werden. Bei der Beschaffung von Tischen oder Konferenzstühlen gilt es auf nachhaltige Materialien, eine hohe Belastbarkeit, Langlebigkeit und Reparaturfreundlichkeit sowie slange Verfügbarkeit von Ersatzteilen oder Ergänzungen zu beachten.
Auch die anschließende Wiederaufbereitung ist ein relevanter Nachhaltigkeitsfaktor. Wenn Mobiliar keine Verwendung mehr findet, lohnt es sich zu prüfen, ob ein Weiterverkauf möglich ist. Letztlich ist auch eine Spende möglich. So wird die Nutzungsphase noch weiter verlängert. (...)
Anregungen für einen nachhaltigen Messestand
Im Zuge des Leistungsbestimmungsrechts können Auftraggeber einen Messestand nachhaltig, z.B. durch die Vewendung von nachwachsenden Rohstoffen, ausschreiben. Zu achten ist auf langlebige und nachhaltige Materialien sowie hochwertige Verarbeitung, damit elle Elemente lange genutzt werden können. Modulare und erweiterungsfähige Messesysteme passen sich immer wieder neuen Anforderungen flexibel an.
Wegen ihrer Ressourcenintensität sind temporäre Bauten zu vermeiden. Ist der Bau eines Messestandes geplant, muss u. a. auf die Verwendung von langlebigen, recycelfähigen Materialien geachtet werden, wie z. B. Holz aus nachhaltiger heimischer Forstwirtschaft; Bio-Kunststoff sowie auf Leime, Lacke und Lasuren aus nachwachsenden Rohstoffen und auf Wasserbasis. (...)
Tagungsunterlagen & Schreibgeräte
Die Informationsverbreitung erfolgt in erster Linie auf digitalem Weg via Newsletter, E-Mail oder soziale Medien. Kommen Printprodukte zum Einsatz, werden diese von nachhaltigen Druckereien bezogen. Diese setzen auf Recycling-Papier sowie Farben auf Basis von Pflanzenöl und den Einsatz von Ökostrom. Schreibgeräte bestehen aus Holz oder Biokunststoffen und sind nachfüllbar.
Bei Tagungen und Konferenzen wird bekanntlich viel Papier (unnötig) verbraucht. Während manche Auftraggeber bzw. Veranstalter ihre Tagung ausschließlich Online bewerben und papierlos organisieren, können durch gezielte Maßnahmen auch bei Drucksachen erhebliche Ressourcen eingespart werden. (...)
Präsentationstechnik
Für Roll-up-Banner, Prospektständer, Flipcharts und Pinnwände sind Alternativen aus Holz und Pappe am Markt, die leicht zu transportieren und aufzubauen sind. Ersatzteile können nachbestellt werden. Die Transporttaschen sind entweder aus Bio-Baumwolle oder Rezyklaten.
Für die Präsentation von Informationsmaterialien können Prospektständer und Messewände aus nachwachsenden Rohstoffen Aufmerksamkeit erregen und Neugierde wecken. So gibt es z.B. hochwertige und innovative Holz- und Bambuskreationen, die dank ausgefeilter Klapptechnik im Nu aufgestellt sind und Platz für Kataloge, Prospekte oder Pressemappen bieten. (...)
Messelogistik & Transport
Transportwege rund um die Veranstaltungsorganisation und -durchführung haben einen großen Einfluss auf die Umweltfreundlichkeit der gesamten Veranstaltung. In den Ausführungsbestimmungen können für den Transport von Material durch Dienstleister verpflichtende Kriterien genannt werden, die der Anbieter erfüllen muss, um den Zuschlag zu erhalten.
Dazu gehören Transportplanung, Frachtbewegungen, Material- und Abfallmanagement, verantwortlicher Einkauf, Gebäude- genauso wie Energie- und Fahrzeugeffizienz. So können beispielsweise CO2-Emissionen durch größere Hänger reduziert werden, weil für das gleiche Frachtvolumen weniger Fahrten nötig sind. Weiterhin besteht die Möglichkeit, Feinstaub emittierende Gabelstapler zu ersetzen. (...)
Floristik im Veranstaltungswesen
Schnittblumen, sofern nicht regional und aus ökologischem Anbau, sollten für Tagungen grundsätzlich tabu sein. Topfpflanzen - in zertifizierter umweltfreundlicher Qualität - sind eine Alternative. Dabei ist unbedingt auf torffreie Erde zu achten.
Blumenschmuck ist oftmals Teil der Dekoration bei Veranstaltungen. In Deutschland werden europaweit noch immer die meisten Schnittblumen gekauft. 2020 mit einem Volumen von mehr als drei Milliarden Euro pro Jahr. Dabei stammen nur rund 19 Prozent aus heimischer Produktion. Das hat nicht nur Folgen für die Umwelt: Zwar bescheren unsere Blumenimporte den i.d.R. armen Exportländern Arbeitsplätze, aber von einer fairen Entlohnung können die meisten Arbeitskräfte nur träumen (...)
Gastgeschenke & Give-aways
Im Bereich der Give-aways stehen Preis und Plastik immer noch im Vordergrund. Dabei gibt es inzwischen eine Vielzahl von Anbietern, die preiswerte und nachhaltige bzw. pflanzenbasierte Merchandisingprodukte anbieten.
Keine billigen Wegwerfprodukte einkaufen. Wertige und nachhaltige Geschenke sollten Vorrang haben. Produkte aus sozialen Werkstätten schaffen in mehrfacher Hinsicht Nachhaltigkeitseffekte. (...)
Nachhaltige Verpackungen
Insbesondere Transportverpackungen fallen bei Tagungen und Messen an. Deshalb sollte bereits von Seiten der Dienstleister in besonderem Maße auf Rücknahmesysteme und Mehrwegverpackungen geachtet werden. Das gleiche gilt beim Produkteinkauf. Entsprechende Formulierungen sind in eine Ausschreibung aufzunehmen.
Zu Verpackungen werden im Hamburger Umweltleitfaden diese Vorgaben für Leistungsbeschreibungen gemacht, die als Anregung hilfreich sein können: • „Die Verpackung besteht aus Recyclingmaterial/Post-Consumer-Kunststoffen. • Die Verpackung besteht zu 80 Gewichtsprozent aus erneuerbaren Ressourcen (z.B. Holz, Hanf oder weitere Gras-, Schilf- oder Baumbestandteile). Holz muss aus legaler und nachhaltiger Waldbewirtschaftung stammen (...)
Pflanzenbasierte Produkte im Bereich Catering
Generell gilt im Bereich Catering der Nachhaltigkeits-Grundsatz „regional, saisonal“ mit Erzeugnissen aus zertifiziertem biologischem Anbau und wenig Fleisch. Mehrweggeschirr ist der Einwegvariante vorzuziehen. Falls Essen-To-Go Geschirr benötigt wird, ist in Folge des EU-weiten Verbots von Einwegkunststoffprodukten bereits eine breite Palette von biobasierten Geschirralternativen am Markt verfügbar.
Pflanzenbasierte Produkte kommen heute in vielfältiger und äußerst innovativer Weise zur Anwendung. So gibt es z.B. Besteck aus Holz, Geschirr aus Palmblättern, Weizenkleie oder Pflanzenölen sowie aus Zucker- und Stärkepflanzen. (...)
